我们知道，设备作为企业的重要生产资料，一旦运行出现保障，轻则造成高昂的维修成本、影响企业生产，重则造成人身伤害、引发社会危机。为保障设备正常运行，将隐患处理在萌芽状态，很多企业安排专业人员对设备进行巡检、为每一台设备建立档案。

但在设备巡检和档案管理过程中，如何提高巡检人员效率、让设备档案记录不流于形式化？根据目前国内企业的设备管理现状，简道云推出设备巡检与档案管理解决方案，一对一针对性解决各种行业现存问题。

解决问题一：重建设轻档案思想盛行，信息填写难规范

存在问题：设备档案管理应贯彻设备管理全过程：购置前技术与经济评估→安装调试→维修保养→设备报废。然而一些部门“重设备性能轻档案形成”，不注意资料的整理和保存，后期维修人员对设备进行维护时难以查询资料，也难为新设备引进的可行性寻找佐证。

解决方案：巡检部门可使用简道云零基础、自主搭建设备管理应用，根据企业需要设计设备维护不同时期所需的表单报表，此外具体功能可自行控制（如：控制选项是否必填、录入数据必须是数字等，设备巡检人必须根据要求填写，数据才可提交，规范信息录入）。

所有资料在线录入，实时保存到云端，随时随地查询信息，方便设备档案存档和长期管理。

解决问题二：设备档案管理信息化推进难

存在问题：传统的档案管理以手工为主，缺点很明显：效率低、信息无法充分利用，尤其是管理人员岗位变动时，会出现交接不清、资料遗失的情况。很多企业也认识到了这一点，故而投入大量精力推进信息化管理。但先进技术的复杂操作对一线员工提出了较高要求，培训成本高，企业信息化进程难推进。

解决方案：简道云支持PC端和移动端使用，深度集成阿里钉钉和企业微信。部门在每台设备上张贴二维码，一线员工只需打开手机，使用微信／钉钉的“扫一扫”功能，对准设备上贴的二维码，即可打开对应设备资料，并录入设备对应的档案，一设备对应一码，操作简单方便。

解决问题三：设备档案记载及归档形式主义严重

存在问题：即使企业成功推进了信息化管理技术，但一线巡检人员处于流动状态，部门领导很难对巡检员记录的档案进行实时监督，导致巡检员在记录时易流于形式，导致记载与事实不符、资料不完整等后果。

解决方案：巡检部门可通过简道云的流程表单，来设计数据录入-审核-归档流程，员工录入或者更新设备信息时，对应主管在PC端/手机端实时端收到提醒，快速进行数据审核，提高设备档案的整体质量。

解决问题四：部门信息独立易形成数据孤岛，数据打通又引发权限问题

存在问题：有的企业存在多套设备管理系统，有的企业一套完整的设备档案的形成却涉及多个部门，如果系统相互之间的连通性较差，无法有效整合各个管理系统之间档案内容，档案利用率低。但所有信息一旦打通，权限管理又成难题。

解决方案：简道云的数据协作功能，支持为不同部门、不同员工分配对应的权限——包括数据录入、删除、查询、导入导出等权限，多个部门共同维护设备档案信息，信息即可打通又相互独立。此外简道云还将开放API接口，具备对接多个外部系统的能力，彻底打通数据壁垒，杜绝“数据孤岛”的产生。